Sinds de invoering van de Wet op de orgaandonatie (WOD) moet iedere arts in Nederland het Donorregister raadplegen wanneer een overledene een medisch geschikte orgaan- of weefseldonor blijkt te zijn. Om de raadpleegfunctie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, is besloten deze taak van het Donorregister uit te laten voeren door de NTS.
De arts die de dood vaststelt moet het Donorregister raadplegen. De arts kan deze verantwoordelijkheid om het Donorregister te raadplegen overgeven aan een medische professional, bijvoorbeeld een verpleegkundige of donatiefunctionaris.

Het register kan alleen geraadpleegd worden als de patiënt is overleden of binnen enkele uren zal overlijden en voldoet aan de criteria voor orgaan- en/of weefseldonatie. Er mogen geen contra-indicaties zijn. In het modelprotocol postmortale orgaan- en weefseldonatie staat de raadpleegprocedure in detail beschreven, met verwijzingen naar criteria en contra-indicaties. Raadplegen kan 24 uur per dag, 7 dagen per week.
Indien geen wilsbeschikking wordt aangetroffen in het Donorregister en er ook geen eigen verklaring aanwezig is dienen de nabestaanden van de overledene om toestemming gevraagd te worden. Wanneer uit het Donorregister blijkt dat de overledene toestemming gaf voor donatie moeten de nabestaanden hiervan op de hoogte worden gesteld.

Nabestaanden
Het is belangrijk dat nabestaanden goed geïnformeerd worden over de donatieprocedure. De transplantatiecoördinator draagt hier zorg voor.

Aanmelden
Bij orgaandonatie is het van groot belang dat de donor zo snel mogelijk wordt aangemeld bij Eurotransplant. Eurotransplant roept vervolgens de transplantatiecoördinator op. De transplantatiecoördinator zal vervolgens contact op nemen met het donorziekenhuis en beginnen met verzamelen van alle donorgegevens. Ook zal de transplantatiecoördinator zich begeven naar het donorziekenhuis.

Toewijzing
Nadat de donorgegevens door de transplantatiecoördinator zijn verzameld, wordt de donor aangemeld bij het orgaancentrum. Zodra de donor op basis van medische criteria (screening) is goedgekeurd, worden door het orgaancentrum de beschikbare organen en/of weefsels aan de patiënt toegewezen die boven aan de wachtlijst voor transplantatie staat (dit proces heet in vaktaal allocatie).

Donatieprocedure
Terwijl de donor wordt aangemeld bij het orgaancentrum wordt met de donorbehandeling gestart. Deze behandeling bestaat uit de zogenaamde preserverende handelingen, dit zijn medische handelingen om de organen in het lichaam van de donor in optimale conditie te houden. Daarnaast wordt er bloed afgenomen voor de verplichte serologietests. Iedere donor wordt gescreend op de eventuele aanwezigheid van bloedoverdraagbare aandoeningen zoals HIV en Hepatitis B en C.
De transplantatiecoördinator draagt zorg voor een goed verloop van de donatieprocedure in het donorziekenhuis. Hij of zij stelt het tijdschema op en regelt de faciliteiten (operatiekamer, uitnameteams) en de logistiek (transport) van de procedure. Wanneer dit alles georganiseerd is, kan de donoroperatie, die twee tot vijf uur kan duren, plaatsvinden. Zodra de organen zijn uitgenomen worden deze getransporteerd naar de verschillende ontvangercentra.
Na donatie kan de donor te allen tijde op de normale wijze worden opgebaard, zowel thuis als in een rouwcentrum en de begrafenis of crematie wordt niet vertraagd door de donatieprocedure.